Logo
  • Achtergrond
  • 2 augustus 2017
  • Judy Alkema & Judith Donkers

Stappenplan om de prestaties van uw leverancier te meten

Met een leveranciersprestatiemeting wordt beoordeeld of een leverancier aan zijn contractuele verplichting voldoet. Het meten van de prestaties van een leverancier is belangrijk, omdat u hierdoor weet of hetgeen overeengekomen is ook daadwerkelijk gepresteerd wordt. De leveranciersprestatiemeting resulteert in verbeterdoelen voor de prestaties en ontwikkeldoelen voor de toekomst.
Beeld Stappenplan om de prestaties van uw leverancier te meten

Een leveranciersprestatiemeting verloopt volgens de volgende stappen:

1. Bepaal de inkooppakketten en bijbehorende leveranciers waarvoor een prestatiemeting wordt uitgevoerd;
2. Stel vast welke medewerkers uit de organisatie intensief betrokken zijn bij het bestellen, ontvangen en/of betalen van de producten en/of diensten. Deze medewerkers worden ook betrokken bij de meting;
3. Beoordeel de geleverde prestaties. Als gecoƶrdineerd is ingekocht, dan speelt het inkoopteam naast de betrokken medewerkers een belangrijke rol. Beoordeel:
a) Kwaliteit van het product of dienst;
b) Levertijd en betrouwbaarheid;
c) Nakoming wettelijke regelgeving (bijvoorbeeld ten aanzien van Arbo-regels);
d) Binnengekomen klachten;
e) Klachtenafhandeling door de leverancier.
4. Beoordeel de prijs en facturering; raadpleeg hiervoor onder meer de financiƫle administratie:
a) Prijzen conform afspraak?
b) Prijzen aanvullende werkzaamheden;
c) Jaarlijkse indexering;
d) Factuurfrequentie en fouten;
e) Marktconformiteit.
5. Verwerk de informatie in een rapportage en verzend deze naar de leverancier;
6. Plan een gesprek en bespreek de beoordeling. De leverancier reageert op de beoordeling;
7. Bespreek ontwikkelingen bij de leverancier en in de markt en beoordeel of en op welke wijze deze ontwikkelingen van invloed zijn op de relatie.
8. Maak gezamenlijk concrete afspraken voor verbeteringen.
9. Communiceer de resultaten met alle betrokkenen.

Aandachtspunten

  • De basis van de leveranciersbeoordeling wordt gelegd in de aanbestedingsfase. In het programma van eisen worden de specificaties van kwaliteit, kosten en leveringsvoorwaarden eenduidig en goed meetbaar vastgelegd. Deze worden overgenomen in het contract of als bijlage bij het contract gevoegd. Zonder deze meetbare kwaliteitscriteria is het niet mogelijk om later de prestaties van de leverancier objectief vast te stellen;
  • Hoewel kritiek leveren op de leverancier makkelijk is, ligt vaak een (groot) deel van een probleem in de eigen organisatie. Sta daarom open voor suggesties en verbetervoorbeelden van de leverancier; hij komt in veel andere organisaties en heeft daardoor veel vergelijkingsmateriaal.
  • De leveranciersprestatiemeting is niet gericht op afrekenen maar op het verder bouwen aan de relatie. Het lijkt flink om de leverancier goed de waarheid te vertellen, maar bedenk dat beide partijen wat te verliezen hebben. Het overstappen naar een andere dienstverlener is een kostbare en tijdrovende aangelegenheid. De prestatiemeting dient dan ook gericht te zijn op het bereiken van een winwin-relatie. Dit betekent overigens niet dat er zoete broodjes gebakken hoeven te worden met de leverancier; handel zakelijk, objectief en professioneel! Zeker als er sprake is van een kopersmarkt dient prijsbewust ingekocht en gemeten te worden.

Dit artikel is afkomstig uit het e-book Bedrijfsvoering in klantperspectief.

Producttips