Logo
  • Achtergrond
  • 10 augustus 2017
  • Bron: Jobat.be

Kantoorverhuizing, waar moet je rekening mee houden?

Een verhuizing van kantoor heeft voor veel medewerkers bijna dezelfde impact als een privé verhuizing. Hoe maak je de juiste keuzes en waar moet je in de praktijk rekening mee houden?
Beeld Kantoorverhuizing, waar moet je rekening mee houden?

Bij Mars België kregen ze onlangs een nieuw gerenoveerde kantoorruimte. Waar liepen zij tegenaan?

  1. Sluit aan bij de organisatiecultuur
    Trendy, warm en visueel rustgevend door het gebruik van harmonieuze kleuren en bevorderlijk voor de samenwerking. Dat waren de vereisten voor de nieuwe werkplek vanuit  Mars. Maar bovenal moest het nieuwe kantoor de bedrijfscultuur illustreren. “Overal in de wereld zijn de kantoren van Mars volledig open. Zo zijn er bijvoorbeeld geen hoge kasten of tussenschotjes," aldus Kathy Heungens, corporate affairs director bij Mars België. “Voorts is iedereen gemakkelijk en direct aanspreekbaar en zijn er geen uiterlijke tekenen van hiërarchie. Iedereen heeft bijvoorbeeld hetzelfde bureau.”
     
  2. Houd rekening met de functie van het kantoor
    Bij veel bedrijven hebben werknemers flexibele uren of werken ze soms thuis. “Dat brengt mee dat, wanneer je wél op kantoor bent, de sociale functie heel belangrijk is," benadrukt  Heungens. “Wij vinden de ‘sense of belonging’ – erbij horen – heel belangrijk. Dus daar moet je rekening mee houden: in plaats van grote vergaderzalen hebben we dus voor veel meer kleine vergaderzalen gekozen.”
     
  3. Begin vanaf 0
    Bij Mars is men begonnen om de kernfuncties van het kantoor vast te leggen: connecting – collaborate – concentrate – create. Hierdoor kon men met een open mind vanaf nul de ruimte indelen. Heungens: “Zo hebben we van bij aanvang aan onze ingang een centrale ‘coffee lounge’ gemaakt waar je de hele dag door koude en warme drankjes kunt gebruiken. Een ander voorbeeld is de silent room: een ruimte waar je – tot drie uur na elkaar – ongestoord en in stilte kunt werken.”
     
  4. Werk met een kernteam van complementaire leden
    Na validatie van het concept, het budget en de keuze van het architectenbureau met het management, richtte Mars een vast kernteam op dat ook de vrijheid en verantwoordelijkheid kreeg om dit project te runnen. “Een team van zes personen met heel complementaire talenten: sommige creatief, conceptueel, planmatig en pragmatisch en nog andere uitgesproken technisch," vertelt Brigitte De Kock, office service & fleet manager bij Mars. “We waren dus erg aanvullend en dat bleek essentieel in de verschillende stappen van onze renovatie.”
     
  5. Vraag input van medewerkers
    Een nieuw kantoor zorgt voor veel feedback bij medewerkers. Dat was bij Mars niet anders. Heungens: “We hebben ook om feedback gevraagd. Het resultaat bevestigde wat we op voorhand hadden gedacht. Meer kleine vergaderruimtes zijn hiervan een voorbeeld. Zodra het concept duidelijk vorm had gekregen, hebben we vijf open infosessies gehouden met onze medewerkers waar er nog volop feedback kon gegeven worden. Die hebben we gebruikt in de finale fase.”

Producttips