Logo
  • Achtergrond
  • 23 augustus 2017
  • Vlady Kasperaitis en Charles Vinke

Do’s en don’ts bij aanbesteden in de praktijk

Wanneer het aankomt op aanbestedingen, willen partijen vaak te snel aan de slag. Hierdoor stappen ze over de voorbereidende fase van het aanbestedingstraject heen, terwijl juist deze zo belangrijk is. De gevolgen hiervan kunnen frustrerend zijn en bovendien veel tijd en geld kosten.
Beeld Do’s en don’ts bij aanbesteden in de praktijk

Do's en don'ts

  • Zoek bij de start naar een maximale vertrouwenspositie. Dit helpt in het kanaliseren van de juiste energie in de juiste richting.
  • Voorkom wisselingen binnen teams, dus werk met een vast team.
  • Niet te grote stappen in 1 keer (van input naar beleving bijvoorbeeld).
  • Formulier een concrete missie en visie en deel die –omstandig- met alle betrokkenen. Opdrachtgever en opdrachtnemer en alle betrokken lagen.
  • Zorg dat de eindverantwoordelijken ‘aan boord’ zijn. Zij moeten eventuele kleine/grote misverstanden ‘glad strijken’.
  • Maak een –omstandige-  verkenning op de definities. Hierin ook weer ‘omstandig en volledig’.
  • Check vaak en veel of iedereen dezelfde taal spreekt. Check … check … dubbelcheck.
  • Vertrouwen moet altijd gebaseerd zijn op geleverde prestaties en de concrete realisatie van de bekende/veronderstelde ‘hygiënefactoren’.
  • Een transitie van input naar resultaat en door naar beleving vraagt tijd. Niet alleen in het bedenken, maar ook in de begeleiding (aan de OG- en OP-zijde). Daarnaast zullen ook alle uitvoeren medewerkers getraind en gewend moeten zijn (kost ook geld).
  • Bij resultaatschoonmaak hoort een opleverstaat. Bij belevingsschoonmaak hoort een ‘gebruikersscore’.
  • Het calculeren van ‘belevingsresultaten’ is moeilijk. Dit kan alleen als je met elkaar op weg bent en dus de specifieke ervaringen kan inbrengen in die meting.
  • De eindgebruikers zullen op de hoogte moeten zijn van de uitgangspunten en afspraken. Niet alleen ‘ter kennisgeving’ maar het stuurt uiteraard ook hun beoordeling en reactie op dag dagelijkse zaken.
  • Benchmark getallen kunnen vertrouwen bevestigen in de ‘zak geld’ die je klaar zet voor de samenwerking.
  • De minimale lengte van een contract is een lastige en persoonlijke kwestie.
  • Durf wederzijds ongenoegen uit te spreken.
  • Zeg ook –wederzijds-  wat je niet kunt. Daar spreekt vaak meer vertrouwen uit dan ‘ik kan alles’.
  • Aansluiting zoeken bij de wederzijdse culturen is moeilijk maar belangrijk.
  • Partnership is ook samen door een diep dal gaan en daar ook weer uit WILLEN komen.
  • KPI’s zijn aanleiding voor een gesprek. Niet –alleen-  bedoeld om ‘mee te slaan en af te rekenen’.
  • Past performance kan een afweging voor de toekomst zijn.

Producttips