De voornaamste uitdaging bij zijn aantreden noemt Fleer het professionaliseren van facility management. Fleer: 'Tot zeven jaar geleden was facility management bij ProRail en haar rechtsvoorgangers vooral decentraal georganiseerd, met als gevolg een groot verschil in stijl en

aanpak en veel uiteenlopende contracten. Er waren twee redenen om te gaan professionaliseren: ten eerste de professionalisering van het vakgebied facility management en ten tweede de behoefte aan een uniform serviceniveau binnen ProRail. Daar hebben we de afgelopen jaren veel vooruitgang in geboekt. Inmiddels werken we met landelijke contracten voor zaken als beveiliging, catering, receptiediensten, kantoorartikelen en schoonmaak.’

 

Contracten centraal overgenomen

Hoe dat in zijn werk is gegaan? Fleer: 'We hebben eerst alle decentrale contracten geïnventariseerd en ze vervolgens centraal overgenomen. Daarna hebben we de grote contracten vorig jaar in de markt gezet. Ik heb daarbij meegedraaid als manager van de stafafdeling die daarvoor verantwoordelijk was. Bij de contracten ging het enerzijds om uniformiteit in uitstraling en dienstverlening binnen ProRail en anderzijds om efficiency en financieel voordeel bij het afsluiten van de contracten. ProRail moet net als bijvoorbeeld de ministeries flink bezuinigen, en als facility management denken wij 20 procent op de inkoop te kunnen besparen.’

 

Geen concessies bij veiligheid

Maar lukt dat bij alle onderdelen of zijn er grote verschillen? En hoe ga je om met het spanningsveld tussen prijs en gewenste kwaliteit? Fleer: ‘Die afweging tussen prijs en kwaliteit speelt inderdaad bij elke aanbesteding. Bij ‘veiligheid’ is het het eenvoudigst: daar doen we geen enkele concessie aan de kwaliteit. En bij ‘schoonmaak’ zijn de marges inmiddels al zo laag, dat er zonder forse concessies aan de kwaliteit te doen nog amper winst is te halen. Daarbij heeft ProRail de landelijke gedragscode voor de schoonmaakbranche ondertekend waarin staat dat de kwaliteit en de arbeidsomstandigheden worden meegewogen in de aanbesteding. De winst moet daarom uiteindelijk vooral komen uit het volume van de inkoop: een bedrijf dat landelijk mag servicen, kan daardoor goedkoper aanbieden.’

 

Uniforme contracten

Dit proces is echter nog niet afgerond. 'Een bewuste keuze', vertelt Fleer. 'We willen in vijf jaar, dus in de periode 2010-2014, alle contracten vernieuwen en aangaan voor vijf jaar. Door die spreiding voorkom je dat je in een keer alle contracten moet gaan vernieuwen. In 2015 is dan het uiteindelijke doel bereikt: uniforme contracten op alle gebieden, die je vanaf dat moment opnieuw kunt aanbesteden.’

 

Lees meer in Facility Management Magazine

Lees het volledige interview met Hans Fleer van ProRail in de november-editie van Facility Management Magazine.

 

Sturen facilitaire bedrijfsprestatie

De facilitaire prestatie wordt niet meer alleen afgemeten aan de marktconformiteit van de facilitaire kosten. Zaken als kwaliteit, klanttevredenheid en duurzaamheid spelen tegenwoordig ook een essentiële rol. U moet altijd kunnen aantonen wat u levert en wat er gebeurt als factoren veranderen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met de kwaliteit van de dienstverlening en de daarop volgende klanttevredenheid als er wordt gesneden in budget? En passen deze resultaten dan nog binnen de doelstellingen waaraan het facilitair bedrijf zich gecommitteerd heeft? Leer meer tijdens de cursus Ontwikkeling van een Facilitair Management Dashboard.