Op het moment hebben we te maken met zowel een kwalitatieve als een kwantitatieve afwijking tussen vraag en aanbod. Enerzijds heeft dit te maken met het huidige economische klimaat. Anderzijds omdat er de laatste jaren onvoldoende invulling is gegeven aan de echte wens van de klant.

Terwijl de eigenaar en/of de eindgebruiker en dus de klant haar huisvesting beschouwt als een integraal middel om haar bedrijfsproces te ondersteunen, geschiedt het aanbod van huisvesting veelal nog op een gesegmenteerde wijze. Wanneer onze klant een vraag heeft naar nieuwe huisvesting staat de ontwikkelende bouwer in de startblokken om haar te hulp te staan. Vlijtig wordt op basis van het programma van eisen van de klant in samenwerking met de architect een ontwerp gemaakt. Dit ontwerp wordt in overleg met de klant verder uitgewerkt en uiteindelijk gerealiseerd. Nadat het gebouw is opgeleverd neemt de klant het in gebruik, op dat moment komen vaak pas de vastgoed- en de facility manager om de hoek kijken. Op basis van het reeds gerealiseerde onderkomen maken zij een lange termijnhuisvestingsplan en sluiten zij contracten af met de verschillende serviceaanbieders.

Opvallend hierbij is dat – ondanks de sterke correlatie tussen de activiteiten van de ontwikkelende bouwer en de vastgoed- en facility manager – nog nauwelijks invulling wordt gegeven aan de integratie van deze activiteiten. De activiteiten van de ontwikkelende bouwer, ofwel de investeringsactiviteiten, zijn eenmalige kosten welke vaak nog geen 20% van de totale life cycle costs van een gebouw bedragen. De activiteiten van de vastgoed- en facility manager kunnen we kenmerken als terugkerende activiteiten. De aard en de omvang van deze activiteiten wordt in sterke mate bepaald door de keuzen die zijn gemaakt bij de eenmalige activiteiten. Wanneer eenmaal hiervoor een keuze is gemaakt wordt de beïnvloedbaarheid van de terugkerende activiteiten kleiner. Goede voorbeelden hiervan zijn de keuzes welke in de ontwerpfase worden gemaakt voor wat betreft vorm, afwerking, toegepaste materialen en installaties.

Gedurende de termijn waarin de huisvesting het bedrijfsproces van onze klant ondersteunt hebben we direct te maken met de terugkerende activiteiten. Terwijl onze klant zich ondertussen bezig houdt met haar core business, zorgt de vastgoed- en de facility manager er voor dat de huisvesting en de services op die wijze worden ingericht zodat zij optimaal aansluiten bij het bedrijfsproces van de klant. Kennis van het bedrijfsproces en kennis van de effecten van de huisvesting hierop, is hierbij van essentieel belang. Wanneer we ons nogmaals realiseren dat het ontwerp het vertrekpunt is voor de ondersteunende functie van de huisvesting, is het meer dan logisch dat er een integratie van activiteiten plaats dient te vinden.

Door het aangaan van tenminste een DBMO-contract met de klant wordt gewaarborgd dat we zowel bij het ontwerp als bij de exploitatie betrokken zijn. Dit biedt de mogelijkheid al bij het ontwerp optimaal rekening te houden met de ondersteunende functie van de huisvesting. De expertise van de vastgoed- en facilitair manager is hierbij van essentieel belang. Dit om het simpele feit dat hier vaak meer kennis aanwezig is over de wijze waarop de huisvesting het bedrijfsproces kan ondersteunen, dan bij de klant zelf.  De betrokkenheid van de vastgoed- en/of facilitair manager bij het totale proces, en met name bij het ontwerp, is bij een DBMO-contract van essentieel belang.

Dus waarom gaan we vandaag niet met z’n allen aan de slag om onze klanten echt optimaal van dienst te zijn? Laten we onze krachten bundelen door van elkaars expertise gebruik te maken. Natuurlijk is het moeilijker om een zin van achter naar voor te lezen, maar oefening baart kunst, dus laten we maar gewoon beginnen.

Marieke Mentink is manager vastgoedontwikkeling bij Plegt-Vos