We zijn gewend aan te besteden werk te specificeren (een ‘bestek’) en dan op zoek te gaan naar een partij die hetgeen in het bestek is beschreven tegen de laagste prijs kan maken. Dat levert echter regelmatig teleurstellingen en frustraties op. Zowel aan opdrachtgevers- als aan opdrachtnemerszijde. Opdrachtgevers beschrijven in hun bestek wat ze minimaal willen hebben. Opdrachtnemers kunnen zich alleen onderscheiden door de (laagste) prijs. Zij interpreteren die minimumeisen dus als maximum, om te voorkomen dat ze zich uit de markt prijzen. Daarnaast hebben inkopers vaak de neiging de laagste-prijs-klem aan te draaien. Daardoor ontstaat de kans dat opdrachtnemers na gunning gedrag gaan vertonen dat erop gericht is hun eigen belangen veilig te stellen, desnoods ten koste van de belangen van de opdrachtgever: opportunistisch gedrag. En dan begint het kat-en-muisspel pas echt. Met alle extra (transactie)kosten en ergernissen die dit voor beide partijen met zich meebrengt.

Doorbreken vicieuze cirkel

Hoogste tijd om deze vicieuze cirkel te doorbreken. Daar is een andere ‘mindset’ voor nodig. Een mindset die open staat voor oplossingen die focussen op waarde in plaats van op prijs. Een mindset die aandacht besteedt aan het vermogen van opdrachtnemers vooraf risico’s te onderkennen en deze ook te managen. En last but not least een mindset die aandacht heeft voor duurzame samenwerking.

Best Value Procurement (BVP) is op deze mindset gebaseerd. Zo houdt BVP rekening met eerdere prestaties van leveranciers bij vergelijkbare projecten (‘Past Performance’). Ook ontmoedigt BVP de neiging tot het vertonen van opportunistisch gedrag na gunning, reduceert BVP onzekerheid voor opdrachtgever en opdrachtnemer en houdt BVP rekening met de ‘begrensde rationaliteit van actoren’: het beperkt zich tot dié info die onderscheidend is.

'Eigen' oplossing realiseren

Een opdrachtnemer die een BVP-aanbesteding heeft gewonnen, gaat zijn ‘eigen’ oplossing realiseren; er is dus sprake van een hogere mate van commitment vergeleken met het moeten realiseren van wat ánderen bedacht hebben. Uit zijn Past Performance informatie bleek al dat hij competent is om de uitdagingen van het nu aan te besteden werk te lijf te gaan. Zijn samenwerkingsvermogen (althans dat van zijn ‘sleutelfunctionarissen’, die al door de opdrachtgever tijdens de aanbesteding zijn geïnterviewd) past bij wat dit werk vraagt en uit zijn Risk Assessment Plan (RAP) bleek dat hij het project goed doorziet en adequate remedies heeft voor uiteenlopende potentiële risico’s. Zo legt BVP een goede basis voor (project)succes.

Nieuwsgierig? Verken deze BVP-methodiek en neem de proef op de som. Het werkt!

Ing. Joop van Duren is parttime directeur Onderzoek & Ontwikkeling bij Inteon. Momenteel rondt hij een promotieonderzoek ‘innovatief aanbesteden’ af aan de Universiteit Twente.

Lees meer in Facility Management Magazine

Lees ook het artikel van Joop van Duren en Ger Lugger over Aanbesteden 2.0 in de februari-editie van Facility Management Magazine.